Archiwizacja dokumentów firmowych — obowiązki i rozwiązania | LOCKIT

Polskie prawo wymaga od firm przechowywania różnych dokumentów przez określony czas. Niewłaściwe przechowywanie może prowadzić do kar i komplikacji podczas kontroli. Poznaj wymagania i znajdź odpowiednie rozwiązanie.

Wymagania prawne

Rodzaj dokumentu	Okres przechowywania	Uwaga
Dokumenty księgowe	5 lat	od końca roku obrotowego
Deklaracje podatkowe	5 lat	od końca roku podatkowego
Faktury VAT	5 lat	od końca roku wystawienia
Akta pracownicze	10-50 lat	w zależności od daty zatrudnienia
Umowy cywilnoprawne	10 lat	od zakończenia umowy
Dokumentacja ZUS	10-50 lat	w zależności od rodzaju

Ważne

Od 2019 roku akta pracownicze dla nowo zatrudnionych pracowników trzeba przechowywać tylko 10 lat. Jednak akta pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem nadal wymagają przechowywania przez 50 lat.

Wymagania przechowywania

Dokumenty muszą być przechowywane w warunkach chroniących przed uszkodzeniem, wilgocią, pożarem i nieautoryzowanym dostępem. Nasze boksy spełniają wszystkie te wymagania:

Suche, klimatyzowane pomieszczenia
Całodobowy monitoring i ochrona
Systemy przeciwpożarowe
Indywidualna kontrola dostępu
Ubezpieczenie w cenie

Porównanie kosztów

Przechowywanie dokumentów w biurze oznacza zajęcie przestrzeni, która mogłaby być wykorzystana produktywnie. Porównaj koszty:

Przestrzeń biurowa

50-100 zł/m²/mies. za przestrzeń biurową na archiwum

Magazyn LOCKIT

Od 42 zł/m²/mies. — bezpieczny, ubezpieczony, z dostępem 24/7

Potrzebujesz rozwiązania archiwizacyjnego?

Skontaktuj się z nami — pomożemy obliczyć potrzebną przestrzeń i znaleźć najbardziej opłacalne rozwiązanie.

Skontaktuj się